Política de Compliance e Código de Conduta

1. Por que existe, e o que ela é

Somos uma empresa pequena, de Cruzeiro do Sul, que atende comércio, indústria e órgão público no Acre. Empresa desse tamanho costuma achar que compliance é assunto de multinacional — e é justamente por isso que o problema aparece: compromisso que ninguém escreveu não pode ser cobrado de ninguém. Enquanto “aqui não se dá propina” for uma coisa que todo mundo supõe, não há regra para apontar quando alguém fizer diferente.

Esta política vale para sócios, empregados, estagiários e prestadores que atuem em nome da Nauas Tech. Ela não substitui a lei, nem o contrato de trabalho: soma-se a eles.

2. Relação com o poder público

É a parte mais importante deste documento, porque é onde o erro custa mais — para o órgão, para o servidor e para a empresa. A Lei 12.846/2013 responsabiliza a pessoa jurídica objetivamente: a empresa responde pelo ato de quem age em nome dela, mesmo sem os sócios saberem.

3. Brindes, hospitalidade e vantagens

• Com agente público: nada. Nem brinde de fim de ano, nem almoço, nem passagem para evento de fabricante. A regra é simples porque regra com exceção vira discussão sobre o valor do presente.
• Com cliente privado: brinde institucional de valor simbólico (caneta, calendário, camiseta) é aceitável. Presente que possa ser lido como troca de favor, não.
• Recebido de fornecedor: treinamento e certificação de fabricante são bem-vindos, porque são trabalho. Viagem, presente caro ou vantagem pessoal que influencie a escolha do que indicamos ao cliente, não.

4. Conflito de interesses

Conflito não é crime — esconder é. Quem estiver numa situação em que o interesse pessoal possa influenciar uma decisão da empresa comunica a administração antes de decidir, e sai da decisão. Vale para:

• parentesco ou relação próxima com cliente, fornecedor ou agente público envolvido numa contratação;
• participação societária em empresa concorrente ou fornecedora;
• atividade paralela que use conhecimento, equipamento ou cliente da Nauas Tech;
• indicação de fornecedor com quem se tenha ganho pessoal.

5. Concorrência

Competimos por preço, prazo e qualidade técnica. Não combinamos preço, não dividimos mercado e não falamos mal do concorrente para vender. Quando apontamos um problema num sistema instalado por outra empresa, é com o equipamento na frente e o defeito descrito — crítica técnica se prova; boato não.

6. Dado de cliente e sigilo

Nosso trabalho dá acesso a coisas que não são nossas: a câmera da loja, o servidor do escritório, o financeiro de quem usa nosso sistema. Isso obriga a mais do que educação.

• Acessamos o mínimo necessário para resolver o chamado, e registramos o acesso na ordem de serviço.
• Não copiamos, não exportamos e não comentamos com terceiros gravação, arquivo ou informação de cliente.
• Não usamos o que vimos num cliente para vender a outro.
• Quem tem acesso a dado de cliente assina termo de confidencialidade, e ele continua valendo depois do desligamento.
• Ao desligar alguém, todos os acessos são cortados no mesmo dia — senha, biometria, sessão aberta e notificação no celular.

O detalhamento está na Política de Privacidade e Proteção de Dados.

7. Registro, dinheiro e documentos

• Toda venda e todo serviço são registrados no sistema, com nota fiscal quando devida.
• Não há “caixa dois”, pagamento sem registro nem despesa sem documento.
• Documento de habilitação — certidões, balanço, atestado — é sempre o verdadeiro e válido. Certidão vencida é motivo para não participar do certame, nunca para dar um jeito.
• A validade de cada documento é controlada por sistema, que avisa antes de vencer.

8. Pessoas

• Não toleramos assédio moral ou sexual, discriminação por raça, cor, gênero, origem, religião, idade, deficiência ou orientação sexual.
• Não empregamos criança ou adolescente fora do que a lei permite, nem contratamos fornecedor que o faça.
• Segurança do trabalho é obrigação, não escolha: quem sobe em poste, telhado ou escada usa o equipamento de proteção. Recusar um serviço por falta de condição segura é direito do técnico, e não gera punição.
• Jornada, salário, adiantamento e desconto são registrados e ficam disponíveis para a própria pessoa consultar.

9. Canal de denúncia

• Pode ser anônima. Denúncia sem nome também é apurada — o que importa é o fato ter como ser verificado.
• Não há retaliação. Quem comunica de boa-fé não sofre consequência por isso, mesmo que ao final não se confirme. Retaliar é, por si só, violação desta política.
• Resposta. Confirmamos o recebimento em até 5 dias úteis e informamos a conclusão a quem se identificou.

Sendo uma empresa pequena, quem apura é a administração. Se a comunicação for sobre a própria administração, o comunicante pode recorrer diretamente aos órgãos competentes — Ministério Público, Tribunal de Contas ou a ouvidoria do órgão contratante. Este documento não pede sigilo sobre ilegalidade, e não poderia.

10. O que acontece quando alguém descumpre

Conforme a gravidade, e sem que a gradação impeça a aplicação direta da medida mais severa: orientação registrada, advertência, suspensão, desligamento por justa causa e — quando houver ilícito — comunicação às autoridades. Para fornecedor ou prestador: encerramento do contrato.

Descumprimento por sócio ou administrador segue a mesma régua. Política que só vale para quem está abaixo não é política.

11. Como esta política é mantida viva

• Toda pessoa que entra na equipe lê e assina o recebimento.
• É revisada pelo menos uma vez por ano, e sempre que a lei mudar.
• Está publicada aqui, aberta a cliente, fornecedor e órgão contratante.
• A versão vigente e a data constam no topo; versões anteriores ficam guardadas.